Betreiberverantwortung – Organisation & Daten

Am 23.09.2025 organisieren wir in Oberhausen den Fachdialog BETREIBERVERANTWORTUNG. Organisation, Prozesse und Daten stehen im Mittelpunkt.

Betreiberverantwortung erlebt eine regelrechte Renaissance - gebaute Umwelt steht aller Orten unter Druck. Wirtschaftsflaute, Zinsentwicklung, Zölle, Baukostenentwicklung, Personalabbau, Konsolidierungsdruck - die Liste von Gründen für Zurückhaltung beim "Geld in die Hand nehmen" ist lang.
Hinzu kommt: Personal wird weniger, Vorschriften werden mehr und die Gebäude werden technisch anspruchsvoller.

TROTZDEM: Die Lage ist nicht aussichtslos – wenn wir Licht in folgende drei Dunkelfelder bringen.

• Organisation: Lückenlosigkeit herstellen mit tragfähiger Personalbemessung trotz Druck auf dem Personalschlüssel
• Daten: Exakt die richtigen Informationen erheben und vorhalten, um wirklich compliant zu sein
• Prozesse: Bereitstellungs- und Betriebsstandards herbeiführen und über die entsprechende Aufgabenzuordnung echtes QM zu erreichen

Wann & wo?
23. September 2025, Oberhausen
Zentrum Altenberg - Schlosserei

Kein Geld und keine Leute, aber Betreiberverantwortung?

In diesem Webinar-Mitschnitt stellt Holger Knuf, Institutsleiter i²fm, die Hebel dar, um in Sachen Betreiberverantwortung gut aufgestellt zu sein. Und das heißt: Personalbemessung, Organisationslücken, Prozesse und Nachweise in den Griff bekommen.
Wir vom Institut haben in über 20 Jahren unseres Bestehens ein FM Referenzmodell entwickelt – verprobt in all unseren Projekten – mit dem man sehr genau sehen kann, wo Lücken in der eigenen Organisation sind, wie viele Leute man zum Betreiben braucht, ob Dokumente und Nachweise vollständig sind, wie man tatsächlich die benötigte Transparenz schafft – die Liste lässt sich noch weiter und weiter fortsetzen.

Am besten, Sie schauen selbst mal rein.

Für wen?

9:00 Uhr

Beginn Check-in & Eintreffen der Gäste

9:30 Uhr

Begrüßung

09:40 Uhr

Panel – Druckpunkte & Lösungen

Betreiberverantwortung erlebt eine regelrechte Renaissance - gebaute Umwelt steht aller Orten unter Druck. Wirtschaftsflaute, Zinsentwicklung, Zölle, Baukostenentwicklung, Personalabbau, Konsolidierungsdruck - die Liste von Gründen für Zurückhaltung beim "Geld in die Hand nehmen" ist lang.
Hinzu kommt: Personal wird weniger, Vorschriften werden mehr und die Gebäude werden technisch anspruchsvoller.
Aber die Lage ist nicht hoffnungslos - es muss nur endlich Licht in folgende drei Dunkelfelder gebracht werden:

• Organisation: Lückenlosigkeit herstellen mit tragfähiger Personalbemessung trotz Druck auf dem Personalschlüssel
• Daten: Exakt die richtigen Informationen erheben und vorhalten, um wirklich compliant zu sein
• Prozesse: endlich Bereitstellungs- und Betriebsstandards herbeiführen und über die entsprechende Aufgabenzuordnung echtes QM zu erreichen

10:30 Uhr

Konzept & Praxis – die lückenlose FM Organisation

FM-Referenzmodell für Aufbau- und Ablauforganisation und die Vermeidung von Organisationsverschulden

10:40 Uhr

Organisationsentwicklung - von der Theorie zur operativen Umsetzung

Anwendung des Rollen & Funktionsmodells als Baukasten für eine neue Organisationsstruktur

11:05 Uhr

Problem Gewerkeorientierung: Hoher Abstimmungsaufwand, Zuständigkeits-Ping-Pong und funktionale Inseln.

Das Praxisbeispiel zeigt den Entwicklungsweg von der Gewerkeorientierung zur Objektorientierung

11:30 Uhr

Kaffeepause

12:00 Uhr

Praxisbericht Auditierung

Würde ein Standard Organisations-Audit nach GEFMA 190 eigentlich helfen?

12:30 Uhr

Konzept & Praxis – die Personalbemessung

FM-Referenzmodell für den Betrieb zur belastbaren Personalbemessung - die Funktionen Dienstleistungssteuerung, Objektmanagement & FSM mit ihren Prozessen, Positionsbeschreibungen, Aufgabenlisten

12:40 Uhr

Personalbemessung: Zu viele, zu wenige, mit den richtigen Aufgaben betraut? Wie man mit den Ergebnissen einer Personalbemessung umgeht.

13:00 Uhr

Wissenshäppchen

Mittagsimbiss an Info-Spots - Themenwände voller fachlichem Know-how
Jeder Info-Spot wird von Experten und Expertinnen begleitet.

14:00 Uhr

Konzept & Praxis – die Daten, die Informationen

FM-Referenzmodell für Datenmodell, Datenkataloge und das richtige Software-Set up

14:10 Uhr

Wartungsalltag

Anlagen ohne Verträge, Verträge ohne Anlagen und jede Menge Objekte, bei denen nicht klar ist, was überhaupt da ist, und die Dokumentation fehlt auch. Ein Fahrplan muss her – mit Intelligenz für die Tiefe der Erfassung.

14:40 Uhr

Betriebsperformance & Betreiberverantwortung

Welche Daten muss ich haben und pflegen, damit Betreiberverantwortung gewährleistet ist? Und was sagt das über die Leistungsfähigkeit des Betriebs?

15:10 Uhr

Die Grenzen der DIN 276 - und wie man sie überwindet

Erfassung und erste Auswertung einer neuen Datenstruktur, die sich erstmals nicht 1-zu-1 an der DIN 276 orientiert, dafür die notwendigen Betriebsinformationen fokussiert (Grenzen der DIN 276)

15:30 Uhr

Kaffeepause

16:00 Uhr

Panel - Neue Kategorien braucht das Land … oder: das Ruder mit Software herum drehen

Wir stellen einen neuen Kategorienbaum für CAFM- oder IWMS-Systeme zur Diskussion, und spielen ihn anhand von Praxisproblemen durch.

1. Wie feststellen, ob man zuviel oder zuwenig Fläche/ Objekt/ Equipment bereitstellt?
2. Marode Halle mit höchster Kerngeschäftsrelevanz - gibt es das und was ist zu tun?
3. Zählen für die Ausschreibung: Wenn das 2 km-lange Hochregallager nur als 1 Stück auftaucht?

16:45 Uhr

Impulse zum Mitnehmen

1. Referenzmodell gut und schön - nutzt das in der Praxis?
2. These: Betreiberverantwortung ist kein Zusatzaufwand. Wer seinen Betrieb im Griff hat, ist quasi-automatisch compliant. Wie lässt sich der Steuerungsaufwand bemessen? Stichwort KPI
3. Sollte die Zertifizierung der Facility Services Managers in der nächsten Ausschreibung abgefordert werden?

17:15 Uhr

Fazit, Ausblick, Zusammenfassung des Tages

17:30 Uhr

Ende des fachlichen Programms

Anschließend gemeinsamer abendlicher Ausklang in Oberhausen schönster Jazz-Kneipe