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So war Prompten, Probieren, Digitalisieren im FM

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KI im Facility Management – Workshop voller Aha-Momente

Am 10.-11.04.2025 fand in Düsseldorf unser zweitägiger Workshop „Prompten, Probieren, Digitalisieren im FM“ statt – und eins können wir vorwegnehmen: Die Begeisterung war groß! Gemeinsam mit FM-Expert:innen haben sich alle Teilnehmenden intensiv mit den Möglichkeiten Künstlicher Intelligenz im Facility Management auseinandergesetzt – praxisnah, interaktiv und mit viel Raum zum Ausprobieren.

Im Mittelpunkt stand die Frage: Wie kann KI den Arbeitsalltag im FM konkret erleichtern?
 Von Planen über Dokumentieren bis hin zum Programmieren von Chatbots – viele Aufgaben lassen sich mit Hilfe von Tools wie ChatGPT, Claude oder DeepSeek effizienter gestalten. Besonders spannend: Wie formuliere ich mein Anliegen („den Prompt“), damit KI nicht nur irgendeine, sondern eine wirklich brauchbare Lösung liefert?

Die Arbeitsgruppen:

  • KI für Ticketsystem und Chatbot
  • Vom Manual über das Schulungsvideo zum Wissensmanagement
  • KI im Qualitätsmanagement – Dienstleistungssteuerung
  • Gebäude im Blick – KI-gestützte Analyse von Schadensbildern
  • LV-Erstellung erleichtern mit KI
  • Bieterbewertung smart unterstützen
Die Gesamtdokumentation ist beeindruckend. Für die Dokumentation sind alle Prompts und Promptergebnisse aus den Arbeitsgruppen zusammengestellt, damit alle den so „eingefrorenen“ Stand nehmen können und in den eigenen Anwendungen damit weiterarbeiten können.
177 Seiten – in Worten hundertsiebenundsiebzig – sind so zusammengekommen, denen man ansieht, wie unterschiedlich mit KI gearbeitet werden kann.
Eine Gruppe hat die KI richtig ackern lassen - mit Researchzeiten bis über 20 Minuten. Eine andere Gruppe hat gründlich und skeptisch gearbeitet und sich mit gleichen Prompts unterschiedliche Ergebnisse anzeigen lassen. Bei der dritten Gruppe war über die verschiedenen Chats zu sehen, wie sie sich iterativ von der Ursprungsaufgabe hin zum „eigentlichen Problem“ bewegt hat - das wesentliche Anliegen des Workshops! Schließlich haben wir mit offen-zugänglichen Anwendungen wie ChatGPT gearbeitet. Unternehmensdaten einfließen lassen? Ein absolutes No-Go! Aber ChatGPT dafür nutzen, das eigene Tun im FM zu reflektieren, das war genau das Ziel.
Die Verlockung zu fragen, anstatt eine Aufforderung (einen Prompt) zu schreiben, war bei allen Gruppen groß. Reiner Befehlston ist eben Gott sei Dank auch kein natürliches Sprechen. Und eine Gruppe ist dem fertigen Chatbot schon zum Greifen nah gekommen - in nicht mal 4 Stunden.

Wir bedanken uns herzlich bei allen Teilnehmenden und Mitwirkenden und freuen uns auf die nächste Runde!

Sie möchten zukünftig dabei sein?

Es folgen noch weitere fmn Spirit Days mit spannenden Themen – schauen Sie doch mal auf unserer Übersicht vorbei:

Zu den fmn Spirit Days

So hat's ausgesehen

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10.04.2025 – 1. Tag

9:30 Uhr

Beginn Check in & Welcome

10:00 Uhr

Begrüßung & Ergebnisse der Vorabfrage: Welche Probleme wollt ihr mit KI im FM lösen?

10:25 Uhr

Die neue Leichtigkeit – was geht mit KI?

  • Entwicklungsstand, was KI-Anwendungen aktuell können
  • Grundverständnis, wie KI-Anwendungen funktionieren
  • Anwender, wie Leute mit KI kommunizieren

Michael Aechtler

Founder, Gamechangerz

11:00 Uhr

Use Cases für das Betreiben: Welche „Probleme“ wollen wir mit KI eigentlich angehen?

  • Die KI-Erfahrungen dieser Runde: Von Chat-Bots über KI-Agents bis zum Prompt zur Automatisierung bisher lästiger eMails – wer hat was wie ausprobiert?
  • Die FM-Erfahrungen dieser Runde: Das geballte Know-how für Dienstleistungssteuerung, Objektmanagement und Facility Services Management
  • Große Ideen – täglicher Kleinkram – oder irgendwas dazwischen – welche „Probleme“ können mit den frei zugänglichen KI-Anwendungen
  • Während des Panels werden die Arbeitsaufträge für die Prompt-Workshop-Teams gesammelt und anschließend zur Abstimmung gestellt
Denise Lutz
Dienstleistungssteuererin, MAHLE
VDI Arbeitskreisleiterin, „FM Servicekatalog“
Dominik Ehrhard
Team Lead – Facilities Operations
Europäische Zentralbank
Jenny Borchert
Senior IT Produkt Managerin
ISS Deutschland
Julia Kohlschein & Miriam von Hunoltstein
CANZLER
Angelika Schmidberger
Vendor Performance Manager FM
Infineon Technologies
Dino Agarevic
Sales Executive
aedifion
Marko Kröner
Geschäftsführer
ikl Ingenieurbüro Prof. Dr.-Ing. Kunibert Lennerts
Nils Böhm
Geschäftsfeldleiter Serviceprojekte
i2fm

 

Die Expert:innen dieser Runde begleiten das spätere Prompten.
Geschäftsfeldleiter Serviceprojekte

  Denise Lutz
Dienstleistungssteuererin, MAHLE
VDI Arbeitskreisleiterin, „FM Servicekatalog“
  Dominik Ehrhard
Team Lead – Facilities Operations
Europäische Zentralbank
  Jenny Borchert
Senior IT Produkt Managerin
ISS Deutschland
  Julia Kohlschein & Miriam von Hunoltstein
CANZLER
  Angelika Schmidberger
Vendor Performance Manager FM
Infineon Technologies
  Dino Agarevic
Sales Executive
aedifion
  Marko Kröner
Geschäftsführer
ikl Ingenieurbüro Prof. Dr.-Ing. Kunibert Lennerts
  Nils Böhm
Geschäftsfeldleiter Serviceprojekte
i2fm

Die Expert:innen dieser Runde begleiten das spätere Prompten.
Geschäftsfeldleiter Serviceprojekte

12:00 Uhr

Leichter Mittagsimbiss (mit Betonung auf leicht – schließlich geht’s nach dem Mittag ans Eingemachte)

12:45 Uhr

Fundament FM: Was sind zur Zeit die wichtigsten Spielfelder im FM?

  • Qualitätsmanagement im Betrieb – z.B. Planung, Disposition, Meldung, Protokollierung, Kontrolle, Dokumentation, Abnahme
  • Ausschreibung & Vergabe – z.B. Stammdaten, Servicekonzeption, Verfahrensbeschreibung, Verträge, Verträge, Verträge, Kalkulationshilfen, Angebotsvergleiche, Gesprächsvorbereitung mit Bietern, Gesprächsprotokollierung, Beurteilung von Reportings oder Dokumenten, Plausibilisierung
  • Organisationsentwicklung – z.B. Verantwortungsdelegation, Personalbemessung, Arbeitsplatzbeschreibungen

Holger Knuf

i2fm

13:15 Uhr

Fundament KI: Wie funktioniert das Prompten?

Michael Aechtler

Founder, Gamechangerz

14:00 Uhr

Coffee & Bio Break

14:15 Uhr

Prompt Design FM – Workshop-Session

Bildung von insges. 6-8 Arbeitsgruppen je nach Teilnehmerfeld & Verteilung der „Arbeitsaufträge“
Jede Gruppe bestimmt eine Sprecherin oder einen Sprecher für die „Poster-Session“ am Abend.

Mögliche „Arbeitsaufträge“:

  • Prüfen von Vertragsformulierungen im Hinblick auf Steuerung
  • Organisieren von Stichproben
  • Organisieren von Abnahmen an der Schnittstelle DLS, FSM und OM
  • Support bei der Disposition
  • Automatisierungsvorbereitung von Chatbots für Störmeldungen
  • …

Arbeitsgruppen 1

Qualitätsmanagement im Betrieb

Arbeitsgruppen 2

Ausschreibung & Vergabe

Arbeitsgruppen 3

Organisationsentwicklung

Gegen 17:30 Uhr

Poster-Session zur ersten Workshop Runde

Die Ergebnisse des Tages in der ersten Übersicht – der Raum wird zum Marktplatz, alle Teilnehmenden

Abendlicher Ausklang

Bier und Sushi im größten japanischen Zentrum außerhalb Japans

11.04.2025 – 2. Tag

9:00 Uhr

Begrüßung

9:10 Uhr

Aha-Effekte nach einmal drüber schlafen...

Statements aus dem Plenum

9:30 Uhr

Gewissheit statt Wahrscheinlichkeit & Datensicherheit statt Einfallstor zur Industriespionage

Die Alternativen zu den Large Language Models und wie man sie im Unternehmen implementiert. Aus dem Schatzkästchen eines Digital-Labors.

Dr. Alexandra Merkel

CTO, Innomatik AG

10:15 Uhr

Wie Innovationskraft entfalten?

Die Möglichkeiten und Entwicklungsstufen sind vielfältig: KI und LLMs, No Code, Low Code, Start ups kaufen, eigene Automatisierung, selber Software entwickeln … und am Ende kaufen gerade Corporates dann doch einfach was von Microsoft?

Anwendung der Ergebnisse in den Unternehmen mit Experten aus Change, HR, IT, Prozessentwicklung

10:50 Uhr

Coffee & Bio-Break

11:00 Uhr

Roadmaps zur Umsetzung – Workshop-Session 2

Arbeitsgruppen kommen wieder zusammen
Ggf. Umbildung von Gruppen, wo es Sinn ergibt, sodass Anbieter- und Auftraggeber-Vertreter:innen zusammen sitzen

Arbeitsauftrag:

  1. Wählt pro Gruppe 2 Greenkeeper, die sich verpflichten, einen Videocall in ca. 2-3 Monaten (in jedem Fall noch vor der üblichen Sommerurlaubsphase) zu organisieren, um den Stand der Umsetzung der Ergebnisse bei den anderen zu erfahren, sich gegenseitig zu unterstützen und Erfahrungen auszutauschen?
  2. Diskutiert, wie eure individuelle Roadmap zur Umsetzung aussieht. Ist sie verallgemeinerbar? Wo braucht ihr Unterstützung, Schützenhilfe, Praxisbeispiele, Argumente etc.?
  3. Skizziert eine gemeinsame Roadmap auf ein Flipchart

12:00 Uhr

Poster-Session zu den Roadmaps

12:30 Uhr

Verabschiedung der Teilnehmenden bei einem leichtem Mittagsimbiss

13:30 Uhr

Ende der Veranstaltung

Nachklapp am 29. April 2025

Der Nachklapp am 29.4.2025 als Zoom-Meeting 10-13 Uhr

Nach den Osterferien treffen wir uns online, um die aufbereiteten Ergebnisse aller Arbeitsgruppen für alle Beteiligten zugänglich zu machen.

Denise Lutz

Dienstleistungssteuererin, MAHLE
VDI Arbeitskreisleiterin, „FM Servicekatalog“

Können wir demnächst smarte Servicekonzepte für ganze Standorte aus einem System ausspucken lassen?

Dominik Ehrhard

Team Lead – Facilities Operations
Europäische Zentralbank

Plausibilisieren, Prüfen, Unterweisen, Dokumentieren und in eine management-fähige Form bringen – und jetzt geht es dran, einen digitalen Zwilling von unserem Standort abzubilden. Da haben wir Erfahrungsschatz.

Julia Kohlschein

Consultants Facility Management
CANZLER

Auf der Beraterseite haben wir es fast ein bisschen leichter als Corporates in KI zu investieren. Das wirkt schließlich unmittelbar in unser Kerngeschäft. Das Schatzkästchen machen wir gern auf.

Jenny Borchert

Senior IT Produkt Managerin
ISS Deutschland

Human centered Design ist der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Transformation in allen Branchen. Bei der ISS setze ich die Methoden dieses Ansatzes sehr erfolgreich ein um den Digital Workplace für meine internen Kunden weiterzuentwickeln.

Miriam von Hunoltstein

Consultants Facility Management
CANZLER

Auf der Beraterseite haben wir es fast ein bisschen leichter als Corporates in KI zu investieren. Das wirkt schließlich unmittelbar in unser Kerngeschäft. Das Schatzkästchen machen wir gern auf.

Angelika Schmidberger

Vendor Performance Manager FM
Infineon Technologies

Bei dem, was in Sachen DLS am Schreibtisch passiert, kann man seine Reichweite mit KI erheblich steigern. Dass das ein zusammenhängendes Bild ergibt an der Schnittstelle zum Dienstleister, das ist jetzt die Aufgabe.

Dino Agarevic

Sales Executive
aedifion

Nur jedes 5. Unternehmen in Deutschland arbeitet schon mit KI. Aber Faszination übt das Thema absolut aus. Wir sollten da ein wenig Berührungsängste abbauen.

Marko Kröner

Geschäftsführer
ikl Ingenieurbüro Prof. Dr.-Ing. Kunibert Lennerts

Ob es nun darum geht, Nachhaltigkeitsziele zu verfolgen oder E-Mails zu schreiben und garantiert für alles dazwischen gilt: There’s an AI for that.

Dr. Alexandra Merkel

CTO
Innomatik AG

Neurowissenschaft meets KI-Enthusiasmus! Und raus kommen dabei viefältige KI-Anwendungen im CAFM und damit die Antwort auf die Frage, wie Prozess, Bild und Visualisierung ins CAFM kommen.

Michael Aechtler

CEO & Founder
Gamechangerz

Wir leben in den coolsten Zeiten ever

Nils Böhm

Geschäftsfeldleiter Serviceprojekte
i²fm

Dienstleistungssteuerung und Facility Services Management besteht im Regelbetrieb doch ständig aus wiederkehrenden Tätigkeiten. Warum sollten Arbeitsvorbereitung, Freigaben, Kontrollfrequenzen, Dokumentationen und Abnahmen nicht per KI automatisierbar sein. Einfach machen!

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